Was hat Ihre Bewerbung mit dem Beziehungsaspekt zu tun?

Liebe Studierende,

ab 2012 erfahren Sie hier auf unserer Webseite monatlich Neues und Interessantes zum Thema Bewerbung und Kompetenzentwicklung. Prof. Wald gab Ihnen im Januar Hinweise, wie Sie Vorsätze – welche Sie vielleicht zum Start des neuen Jahres gefasst haben – auch wirklich umsetzen können. Falls Sie diese News verpasst haben, auf unserer Seite haben wir sie für Sie aufbewahrt.

In diesem Monat möchte ich mich einem ausgewählten Thema der Kommunikation zuwenden – einem der von Paul Watzlawick beschriebenen Axiome. Die Wirkung des 2. Axiom – „Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt, wobei letzterer den ersten bestimmt“¹ – und dessen Bedeutung für den Bewerbungsprozess sind Gegenstand der weiteren Ausführungen. 

Sich bewerben heißt, mit Unternehmen mündlich und schriftlich zu kommunizieren². Egal in welcher Phase sie agieren – ob Sie schriftliche Bewerbungsunterlagen versenden, ob Sie in einem Gespräch sind oder an einem Auswahlverfahren teilnehmen – immer kommunizieren Sie mit dem Unternehmen. 

Diese Kommunikation hat einen Inhalts- und Beziehungsaspekt. Der Inhaltsaspekt ist in der Regel die Beschreibung der Tätigkeit und der Profile des Bewerbers und des Unternehmens. Bei der gegenseitigen Übermittlung dieser Inhalte entsteht eine Beziehung zwischen den Akteuren – der Beziehungsaspekt. Diesem kommt in der Kommunikation und so auch in Ihrer Bewerbung das Primat zu und er gibt Aufschluss darüber, wie der Inhalt beim Empfänger ankommt. D.h. je besser es Ihnen gelingt, eine gute Beziehung zum Empfänger Ihrer Bewerbung herzustellen, umso besser können Sie Ihren Inhalt in diesem Prozess platzieren. 

Folgende Situation zeigt Ihnen, wie der Beziehungsaspekt den Inhaltsaspekt der Kommunikation beeinflusst: Sie haben gemeinsam mit Ihnen bisher unbekannten Personen eine Aufgabe zu erledigen oder etwas zu besprechen. Und Sie stellen fest: Mit der einen Person geht das wunderbar, Sie fühlen sich wohl und Sie können alles erfolgreich bearbeiten. Mit einer anderen Person geht es gar nicht. Sie merken, wie Sie immer wieder genervt reagieren, die Argumente abwerten und eine inhaltliche Arbeit nicht stattfindet. Was passiert in den beiden Fällen? Im ersten Fall stimmt die Beziehungsebene, Sie finden die Person sympathisch und können richtig gut mit ihr zusammenarbeiten. Im zweiten Fall stimmt die Beziehungsebene nicht und es ist schwer, zusammen, Inhalte zu bearbeiten. Sie denken immer wieder daran, wie unsympathisch der andere Ihnen ist. 

Nun wirkt dieser Zusammenhang von Inhalts- und Beziehungsaspekt auch in der Bewerbung. D.h. Sie müssen zum einen inhaltlich agieren und Ihr berufliches Profil darstellen. Doch das reicht nicht allein. Sie müssen zum anderen auch eine gute Beziehung zu Ihnen unbekannten Personen herstellen. Was können Sie tun, um diese Herausforderung zu bewältigen? Im Folgenden stelle ich Ihnen meine Sicht zu ausgewählten Möglichkeiten dar. Doch auch Sie sind gefordert, Ihre eigenen Ideen zu entwickeln. Denn Sie entscheiden, was zu Ihnen passt und was nicht.

Die Gestaltung einer guten Beziehungsebene in der Bewerbung kann durch folgende Faktoren beeinflusst werden:

1. Individualisieren Sie Ihre Bewerbung und Sie stellen eine hohe Glaubwürdigkeit her.

Überlegen Sie, wie Sie sich dem Unternehmen authentisch präsentieren. Das heißt für mich, dass Sie in Ihrem Bewerbungsprozess auf Vorlagen und Auswendiglernen verzichten. Dies brauchen Sie nicht, da es für den Bewerbungsprozess keine gesetzliche Regelung und so auch kein Richtig oder Falsch gibt. Sie bewerben sich so, dass Sie sich dabei wohl fühlen und Ihre Persönlichkeit wahrheitsgetreu zeigen. Ich werde immer wieder wütend, wenn mir Bewerber im Vorstellungsgespräch auf die Frage nach Ihren Schwächen antworten, dass sie keine haben oder zu viel Schokolade essen. Würden Sie sich bei solchen Antworten ernst genommen fühlen? In diesem Beispiel empfehle ich den Bewerbern, das Wort Schwächen mit Entwicklungsoptionen zu ersetzen. Und da finden Sie bestimmt gute Ansatzpunkte für Ihre Antworten, Sie bleiben authentisch und zeigen, dass Ihnen der andere und seine Fragen wichtig sind.

Bei schriftlichen Bewerbungen bekomme ich immer wieder Bewerbungen, welche nach Vorlagen erarbeitet wurden. Sicher ist es auch einfach, nur die persönlichen Daten einzutragen – zumal oft suggeriert wird, dass der Bewerber dann, wenn er diese Vorlagen verwendet, auch erfolgreich ist. Und Sie als Bewerber möchten ja alles richtig machen und Erfolg haben. Doch wie schon erwähnt, es gibt bei Bewerbung kein Gesetz, kein Richtig oder Falsch. Sondern es geht darum, ob Sie und das Unternehmen zusammen passen. Und dazu ist es notwendig, dass Sie sich als Mensch zeigen, zu einem Ihnen unbekannten Leser eine gute Beziehung herstellen und bei ihm den Wunsch wecken, dass er Sie kennenlernen will. In den bisherigen Beratungen im Career Office der HTWK Leipzig entstanden wirklich authentische und professionelle Bewerbungsunterlagen mit vielen persönlichen, unverwechselbaren Informationen. Den Studierenden ist es gelungen, den berühmten roten Faden in ihrer Bewerbung darzustellen und/oder ihre bisherige Entwicklung in einer Geschichte oder einem ansprechenden Rahmen zu präsentieren. Endlich waren die Bewerbungen nicht mehr austauschbar. Viele erhielten ein positives Feedback – sogar dann, wenn Bewerber und Unternehmen nicht zusammen passten. 

Wenn Sie sich mit dem Thema der Individualisierung Ihrer Bewerbung tiefgründiger auseinander setzen wollen, dann nutzen Sie unsere Einzelberatungen oder besuchen Sie einen unserer vielen Workshops zum Bewerbungsprozess und zur Vielfalt der Kommunikation.

2. Ihre nonverbale Kommunikation in Ihrer Bewerbung unterstützt den Aufbau einer guten Beziehung. Was ist nonverbale Kommunikation?

„Die verbale Kommunikation wird auch als ´digitale`,  also rein auf Zeichen beruhende Kommunikation bezeichnet. Es geht vorrangig um den Sprechinhalt. Die nonverbale Kommunikation wird auch als ´analoge` Kommunikation bezeichnet. Analog wird sehr vielseitig kommuniziert. Demnach sollte man bei einer erfolgreichen nonverbalen Kommunikation auf folgende Faktoren achten:

• Sprechweise (Stimmlage, Lautstärke, Sprechtempo, Sprachmelodie, Betonung)
• Verhalten (Mimik, Gestik, Haltung, Distanz zum Gesprächspartner, Blickkontakt)
• äußere Erscheinung (Kleidung, Geruch, Frisur)³  

Der Faktor Verhalten wird auch als Körpersprache bezeichnet. Diese Faktoren der nonverbalen Kommunikation sind auch Kommunikation und wirken im gesamten Bewerbungsprozess. Sie werden von Ihrem Gegenüber immer wahrgenommen – manchmal nur unbewusst. Untersuchungen belegen, dass Kommunikation zu XX% über nonverbale Faktoren erfolgt und nur zu X% über Inhalte. D.h., dass Ihre nonverbale Kommunikation die Beziehung zu Ihrem Gegenüber stärker beeinflusst als der Inhalt. Und immer dann, wenn verbale und nonverbale Kommunikation nicht übereinstimmen, glaubt man der nonverbalen. Stellen Sie sich vor, Sie stellen eine Frage. Ihr Gegenüber beantwortet diese mit Ja und schüttelt gleichzeitig den Kopf. Welcher Antwort glauben Sie? 

Für Ihren Bewerbungsprozess heißt das, dass Sie Ihre nonverbale Kommunikation bewusst nutzen sollten. Zur Optimierung fragen Sie andere, wie diese Ihre nonverbale Wirkung einschätzen, was sie an Ihnen mögen und was vielleicht Ticks sind, die die Welt nicht braucht. Auch unsere Workshops und unsere Beratungen geben Ihnen Tipps zu Ihrer erfolgreichen nonverbalen Kommunikation. Eines sollten Sie stets beachten: Seien Sie authentisch.

Wenden wir uns der schriftlichen Bewerbung zu. Bei dieser kommunizieren Sie mit dem Unternehmen über Ihre Unterlagen. Auch hier gestalten Sie über nonverbale Faktoren Ihre Beziehung zum Leser. Dieser Zusammenhang wird oft vernachlässigt und dann wundern sich die Bewerber, warum Ihre Unterlagen so wenig Beachtung finden. Es wirken alle erwähnten Faktoren der nonverbalen Kommunikation – außer der Sprechweise. 

Durch welche konkreten nonverbalen Elemente können Sie in Ihrer schriftlichen Bewerbung eine gute Beziehung zum Leser aufbauen?

• Verwenden Sie ein Bild in Ihren Bewerbungsunterlagen, dann wirkt über dieses Ihre Körpersprache. Auch Ihre äußere Erscheinung wirkt auf den Betrachter. Passt Ihre Kleidung zu Ihnen und zum Unternehmen? Oder doch besser als Verkleidung in die Faschingszeit? Bitte betrachten Sie Ihr Bild einmal unter folgendem Aspekt: Zeigt Ihr Bild Sie so wie Sie sind? Oder blickt Sie ein steifer, verängstigter oder düster dreinblickender Mensch an? Dann brauchen Sie neue Bilder. 
  
  
• Die Gestaltung Ihrer Unterlagen ist ein weiterer nonverbaler Kommunikationsfaktor. Hier wirken die verwendete Schrift, die Schriftgröße, die Gestaltung der einzelnen Seiten – arbeiten Sie mit Kopfzeilen, mit Gestaltungselementen, u.a. – und auch die Struktur des Lebenslaufes und des Anschreibens. All diese Faktoren beeinflussen die äußere Erscheinung, den ersten Eindruck und dieser wird mit darüber entscheiden, was der Leser für eine Beziehung zu Ihnen aufbaut. Ein Beispiel für Textstruktur. Welchen Text würden Sie lieber lesen? 
                    
  
  
• Bei Bewerbungsunterlagen in Papierform kommunizieren Sie nonverbal auch über die Art des Papiers, über die verwendete Mappe und sogar über das Format Ihrer Bewerbungsunterlagen. Eine quadratische Bewerbung ist anders als eine in A4 und kann viel Aufmerksamkeit finden. Nun wäre es nicht sinnvoll, wenn alle Bewerber quadratische Bewerbungsunterlagen anfertigen, nur weil es hier als Beispiel so steht. Sondern an dieser Stelle sollten sich immer wieder die Frage stellen: Was will ich? Was passt zu mir? Und Ihre Bewerbung wird dann rund.

3. Ihr sprachlicher Ausdruck beeinflusst die Beziehung zum Unternehmen.

Joseph Pulitzer hat treffend formuliert, worauf es beim Schreiben – und ich beziehe es auch auf das gesprochene Wort - ankommt:

„Was immer Du schreibst - schreibe kurz, und sie werden es lesen, 

schreibe klar, und sie werden es verstehen, schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.“ (Joseph Pullitzer)

Was immer Du sagst – sage es kurz und sie werden zuhören, sage es klar und sie werden es verstehen, sprich bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.

Genau das umzusetzen und dabei auf „Bürokraten-Deutsch“ zu verzichten, macht einen gelungen Sprachgebrauch aus. Damit erreichen Sie, dass Ihr Gegenüber gern mit Ihnen spricht oder Freude beim Lesen Ihrer Texte hat – also eine gute Beziehung zu Ihnen aufbaut.

Im Folgen zwei Möglichkeiten für Mitarbeiterbeurteilungen. Was überzeugt Sie? 

“Hervorzuheben sind insbesondere seine schnelle Auffassungsgabe, seine selbstständige Arbeitsweise sowie seine überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft, mit der maßgeblich zur termingerechten Abwicklung der Produkte beitrug.“⁴  

„Er hat eine schnelle Auffassungsgabe, arbeitet selbstständig, hält Termine und setzt sich voll für unsere Produkte ein.“⁵  

4. Ihre Fähigkeit, im Bewerbungsprozess eine WIN-WIN-Situation herzustellen, beeinflusst den Beziehungsaspekt in der Kommunikation

In Wikipedia wird die Win-Win-Situation folgendermaßen definiert:

„Eine Win-win-Strategie (englisch win für „Gewinn“), auch als Doppelsieg-Strategie bekannt, ist das Ziel einer Strategie, bei der beide Beteiligten einen für sie akzeptablen Nutzen erzielen. Jeder Verhandlungspartner formuliert hier vor Beginn der Verhandlungen nicht nur, wie allgemein üblich, seine eigenen Interessen (Ziel: Gewinnoptimierung: Gewinn – Verlust/win – lose), sondern respektiert auch seinen Partner und versucht, dessen Interessen ausreichend zu berücksichtigen. Es wird dann sozusagen von gleichwertigen Partnern um einen für beide Seiten positiven Interessenausgleich gerungen.“⁶  

Gehen Sie und auch das Unternehmen so in den Bewerbungs- bzw. Auswahlprozess, dann ist es das Anliegen von beiden, den passenden Partner zu finden – Sie das zu Ihnen passende Unternehmen und das Unternehmen den passenden Mitarbeiter. Schließen Sie auf Basis einer Win-Win-Situation Ihren Arbeitsvertrag ab, dann ist das die Basis für eine langfristige Arbeitsbeziehung. Beide Vertragspartner sind der Meinung, den Richtigen gefunden zu haben. 

Doch diese Situation entsteht nicht im Selbstlauf. Meine Erfahrungen zeigen, dass es wichtig ist, dass Sie dabei auch an sich glauben. Egal ob Sie schon Berufserfahrungen haben oder sich als Berufseinsteiger in einem Unternehmen bewerben – Sie können der passende Bewerber sein. Wichtig ist, dass Sie selbstbewusst zeigen, aus welchen Gründen Sie Ihre beruflichen Entscheidungen getroffen haben. Denn warum sollten Sie nach dem Abitur einen Beruf erlernen, wenn es für Sie immer schon klar war, dass Sie studieren wollen? Oder Sie zeigen, dass Sie nach ihrem Berufsabschluss erkannten, dass Sie noch mehr Verantwortung übernehmen wollen und sich deshalb für ein Studium entschieden. Aus meiner Sicht ist es bedeutend, dass Sie Ihre Situation als eine Win-Situation mit dem Nutzen für sich und das Unternehmen darstellen. Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre Wertschätzung und damit legen Sie ein starkes Fundament für eine gute Beziehung.

Wenn es Ihnen gelingt, den Beziehungsaspekt als primären Aspekt ansprechend zu gestalten, wird der Inhaltsaspekt – Ihr fachliches Profil – eine höhere Beachtung finden. Wichtig wäre mir, dass Sie erkennen, dass man sich niemals nur mal so bewerben sollte. Sondern der Empfänger muss erkennen, wie wichtig Ihnen diese Aufgabe ist. Deshalb planen Sie genügend Zeit für die Gestaltung und Vorbereitung Ihrer zielgerichteten Bewerbung ein. Ich verabschiede mich mit einem Zitat von Ernst Bloch „Man muss ins Gelingen verliebt sein, nicht ins Scheitern.“ und unterstütze Sie gern in Ihrem Bewerbungsprozess.

Ihre Kerstin Dittrich

Projektleiterin Career Office der HTWK Leipzig
Mail: kerstin.dittrich (at) r.htwk-leipzig.de
Phone: 0341 30767070
Geutebrück-Bau Zi. 112

¹ www.paulwatzlawick.de/axiome.html. 4. Februar 2012, 16:40 Uhr
² Kommunikation mit Unternehmen heißt, Sie kommunizieren mit den Mitarbeitern
³ http://www.nonverbal-kommunikation.de/2011/02/19/nonverbale-kommunikation-grundbegriffe-und-bedeutungen/
⁴ Karl-Heinz List: Bewerbungskonzepte für Führungskräfte. Falken Verlag, 1999, S. 90
⁵ Ebenda S. 90
⁶ http://de.wikipedia.org/wiki/Win-Win, 29.01.2012, 17:00 Uhr