Büroassistenz (w/m/d)

• selbstständige Organisation des Geschäftsverkehrs und Arbeitsablaufs im Büro des Rektors, einschließlich Terminplanung, Fristenüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen;
• erste Ansprechpartnerin/erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen
  im Büro des Rektors und ggf. Weiterleitung an die entsprechenden Personen oder Bereiche;
• Regelung des gesamten Schriftverkehrs, inkl. vertraulicher Schreiben;
• elektronische Aktenablage (WinReg) und Archivierung des dienstlichen Schriftgutes;
• Datenmanagement, Informationsrecherche und Aufbereitung von Besprechungsunterlagen und Entscheidungsvorlagen;
• Erstellung von Dokumenten, wie z. B. Präsentationen, Berichte, Protokolle;
• Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Gremiensitzungen, Tagungen, Empfänge, Immatrikulationsfeier);
• selbstständiges Reise- und Terminmanagement für den Rektor und seine Gäste sowie Koordination von Dienstreisen;
• allgemeine Büroorganisation, inkl. Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und Inventar;
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern im Bereich des Rektors und an den Schnittstellen zu anderen Bereichen der Hochschule;
• Mitarbeit bei Hochschulentwicklungsprojekten sowie Sonderaufgaben und Unterstützung bei der Umsetzung hochschulweiter Maßnahmen.

• Als Büroassistentin oder Büroassistent (w/m/d) im Büro des Rektors übernehmen Sie eine sehr verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet.
• Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung in das Aufgabengebiet.
• Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet mit Entwicklungspotenzial und Gestaltungsspielraum.
• Integration in das Team, Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbildungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum.
• Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir insbesondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
• Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßigtes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument bis zum 04.05.2025 per E-Mail mit dem Betreff R 02 an stellenausschreibung (at) htwk-leipzig.de.

Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die/den Gleichstellungsbeauftragte(n), die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat im Rahmen der gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht.

Nach der DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.

Bei Fragen können Sie sich an das Dezernat Personal (HTWK Leipzig, Dezernat Personal, Eichendorffstr. 2, 04277 Leipzig, Tel. 0341 3076-6308) wenden.